Estimado cliente, con el fin dar a los requisitos establecidos por Cosmoagro y facilitar la gestión oportuna de las devoluciones, a continuación, nos permitimos comunicar los lineamientos establecidos, para la recepción y aceptación de estas. 

Agradecemos leerlos atentamente; para cualquier aclaración o información adicional por favor comunicarse con el área comercial o a través del RTC.

La compañía no asume responsabilidades por acuerdos celebrados con nuestros Representantes Técnicos Comerciales, diferentes a las políticas aquí establecidas.

A continuación, los requisitos y procedimiento a seguir.

Las devoluciones son reconocidas exclusivamente por las siguientes causales: 

• Mercancía averiada durante el transporte: corresponde a deterioro del producto o su empaque originado únicamente durante el transporte y/o manipulación de la mercancía por parte de la transportadora autorizada por la compañía.   Esto debe informarse en un plazo máximo de 5 días hábiles después de recibida la mercancía.

• Mercancía no solicitada por el cliente:  cuando el cliente reciba mercancía que no solicitó, debe informarlo a Cosmoagro en un plazo no mayor a 5 días hábiles después de la fecha de recibo en sus bodegas. En caso contrario se dará por entendido la aceptación de la mercancía. Los gastos que se generen por esta razón los asumirá Cosmoagro.

• Producto no conforme:  corresponde a producto no conforme por defectos de calidad y/o el empaque de este.

• Producto con corta vida útil: se recibirá producto próximo a vencer con vida útil mayor a seis meses y aplicarán las reglas del caso.• Producto con baja rotación o por cartera: razones estrictamente comerciales y/o financieras.

• Productos vencidos o próximos a vencer: no se reciben devoluciones de productos vencidos o con vida útil menor a seis meses. 

REQUISITOS:

• El cliente debe solicitar la devolución a Cosmoagro, mediante correo electrónico dirigido al RTC que lo atiende o al Jefe de Zona correspondiente, informando:

• Nombre y código del producto

• Presentación

• Cantidad

• Lote

• Fecha de solicitud o Fecha de recepción

• Fecha de fabricación

• Fecha de vencimiento

• Representante técnico

• Descripción de la situación

• Cliente  

• Para el caso de una devolución por mercancía averiada durante el transporte, mercancía no solicitada por el cliente o calidad del producto, esto debe reportarse a través de un reclamo por parte del RTC o Jefe de Zona, usando la herramienta del SDC, adjuntando registros que evidencien el suceso (fotografías, videos).  También se debe adjuntar el DIE (remisión de despacho) donde se describan las observaciones pertinentes al recibo de mercancía (referenciando la descripción del incidente, la referencia, cantidades, etc.).

• Sólo se aceptan devoluciones de productos facturados directamente por Cosmoagro.• Para devoluciones debidas a producto con corta vida útil y producto con baja rotación o cartera solo se reciben devoluciones cuyo empaque primario está en perfectas condiciones.

CONDICIONES QUE APLICAN PARA TODAS LAS DEVOLUCIONES:

Toda devolución, se liquida de acuerdo con las condiciones establecidas en el momento de la facturación; es decir con el valor con el cual fue facturado menos los descuentos adicionales concedidos, además se deducirán las bonificaciones entregadas en el momento de la venta, seguidamente se realizará nota crédito o cambio del producto.

Para devoluciones por producto no conforme y con corta vida útil, SOLO tramitarán reposiciones por cantidades mayores a 12 Kg ó 12 L siempre y cuando se tenga stock disponible; para cantidades menores o en caso de no haber stock disponible, se tramitará nota crédito. La empresa se reserva el derecho de solicitar la devolución física del producto reclamado.

Toda devolución por mercancía averiada durante el transporte, mercancía no solicitada por el cliente o calidad del producto, debe ser reportada oportunamente al área de Calidad, para dar continuidad al proceso de Gestión de Reclamos. 

APROBACIÓN DE DEVOLUCIONES:

Una vez aprobada la devolución, se traslada al centro de distribución definido y según responsabilidades que se mencionan en el punto 
• Producto vencido o próximo a vencer: No Se Reciben Devoluciones De Productos Vencidos O Con Vida Útil Menor A 6 Meses.

• Núflex y/o Formulaciones Especiales:  al ser un producto diseñado y fabricado a la medida del cliente agricultor, es un producto que debe ser manejado de forma diferente a nuestro portafolio.  Por tal motivo No Se Aceptan Devoluciones De Nuflex Ni De Formulaciones Especiales, Excepto Por Problemas De Calidad. 

• Mercancía averiada durante el transporte, mercancía no solicitada por el cliente, calidad del producto:  estas devoluciones se soportan con la aceptación formal del reclamo, quedando esto registrado en la plataforma del SDC.  Aprobación a cargo del Jefe de Sistemas de Gestión, quien comunica la decisión a través de la plataforma de reclamos y la persona que registró el reclamo, debe informarlo al cliente. 

• Devolución por baja rotación del producto, por razones de cartera o por incapacidad de pago: esto aplica para todo producto con vida útil mayor a seis (6) meses. La información debe ser enviada por el RTC al Analista de Ventas con la información completa del producto (nombre, lote, cantidad), para realizar la respectiva valorización.  El producto debe estar en buen estado y en su empaque original, de lo contrario no se aceptará la devolución. El Cliente entrega el producto en el centro de distribución más cercano.

• Las devoluciones son una fuente para detectar oportunidades de mejora de nuestros procesos internos que permita entregar productos a satisfacción de los clientes.