Política de Privacidad

 

POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE COSMOAGRO

PREAMBULO

La empresa COSMOAGRO en cumplimiento con lo dispuesto en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”  y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento, razón por la cual adopta y aplica  la siguiente POLITICA DE PRIVACIDAD DE COSMOAGRO  para el manejo de la información privilegiada que como receptora recibe en sus bases de datos a fin de garantizar los derechos que la ley establece para el tratamiento de los datos de sus  empleados, clientes, proveedores, y usuarios en general de los servicios del portafolio de la empresa.

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

COSMOAGRO, es una compañía colombiana legalmente constituida dedicada  a la producción, procesamiento, formulación, comercialización y mercadeo de agroquímicos y productos agropecuarios en general para el sector agropecuario e industrial; incluyendo la compra, venta, consignación, importación, exportación y distribución de sus productos, domiciliada en la ciudad de Palmira, en la Zona Franca del Pacifico, Carretera Yumbo – Aeropuerto Km 6 Bodega 15 y 16,  identificada con NIT 891304818-6,  dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en su condición RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, a través de la presente POLÍTICA DE PRIVACIDAD pretende regular el tratamiento de los datos personales que reposan en sus  bases de datos y/o archivos, dentro de los cuales se encuentran  ACCIONISTAS, EMPLEADOS DIRECTOS Y TEMPORALES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES, CLIENTES Y AGRICULTORES.

 

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, todo titular de datos personales de los cuales COSMOAGRO ostente la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, deberá entender los siguientes términos así:

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.
  • Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de COSMOAGRO El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Datos de carácter personal: Se refiere a la información de las personas naturales (identificadas o identificables), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.)
  • Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
  • Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
  • Encargado del tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
  • Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
  • Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
  • Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
  • Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
  • Tratamiento de los datos: Como regla general se requiere el consentimiento por parte del titular de los datos personales para poder realizar cualquier tratamiento de sus datos.
  • Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

 

 

 

  1. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES QUE REALICE COSMOAGRO

 

COSMOAGRO se encuentra comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de ACCIONISTAS, EMPLEADOS DIRECTOS Y TEMPORALES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES, CLIENTES Y AGRICULTORES, y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos.  COSMOAGRO garantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de éste tipo de datos, contemplados en la Ley 1581 y decretos reglamentarios, los cuales son:

 

  • El tratamiento de datos personales es una actividad reglada, por lo cual COSMOAGRO cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley 1581 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • COSMOAGRO aplicará tratamiento a los datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular.
  • COSMOAGRO sólo tratará los datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
  • VERACIDAD O CALIDAD. Los datos personales que trate COSMOAGRO, deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
  • COSMOAGRO garantizará al titular de los datos personales, en cualquier momento y sin restricciones, la obtención de información acerca de la existencia de datos que a éste le conciernan.
  • ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. COSMOAGRO se compromete a que el tratamiento de los datos personales se realizará por entidades autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley 1581. Los datos personales que se encuentren bajo custodia de COSMOAGRO, excepto aquellos que cumplan con la condición de públicos, no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
  • La información sujeta a tratamiento por parte de COSMOAGRO se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • COSMOAGRO se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

 

 

  1. POLÍTICA DE PRIVACIDAD RELATIVA AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La presente política ayudará a los titulares de datos personales tales como ACCIONISTAS, EMPLEADOS DIRECTOS Y TEMPORALES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES, CLIENTES Y AGRICULTORES, a entender qué tipo de datos utilizaremos, las condiciones en que COSMOAGRO, aplicará tratamiento a tipo de dato personal que se nos proporcione de forma personal, directa e indirecta. COSMOAGRO cumplirá  en todo momento con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizará el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos, desarrollará controles, técnicas, legales y procedimentales tendientes a establecer condiciones de seguridad, de acuerdo al estado actual de la técnica, con el fin de evitar el acceso, perdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos.

  1. CONTENIDO Y ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

COSMOAGRO, informa que mediante la autorización, libre, previa, expresa e informada usted como  titular de  datos personales, autoriza que sus datos personales sean captados, almacenados, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en la presente POLITICA DE PRIVACIDAD.

COSMOAGRO, informa que en el evento de introducir algún cambio en los procedimientos y políticas de privacidad, ésta publicará los mismos en su sitio web, lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares de datos personales informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos.

COSMOAGRO, informa a todos los titulares de datos personales, que éstos pueden en cualquier momento revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos, siempre que sea legal o contractualmente permitido, mediante el envío de la comunicación y/o solicitud pertinente a las direcciones que constan en el NUMERAL 7 “EJERCICIO DE DERECHOS” de la la presente POLITICA DE PRIVACIDAD, aportando copia de un documento que permita acreditar su identidad.

  1. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

COSMOAGRO informa que de presentarse cambios sustanciales en la presente POLÍTICA DE PRIVACIDAD, éstos se publicarán en la siguiente dirección electrónica: www.cosmoagro.com  lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares de datos personales informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos.  Si usted como titular de datos personales no se encuentra de acuerdo con los cambios que se realicen en la POLÍTICA DE PRIVACIDAD, le solicitamos ejercer su derecho de habeas data de acuerdo a los canales establecidos en el punto 2 de la presente política.

  1. EJERCICIO DE DERECHOS.

El titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante COSMOAGRO, mediante el envío de una notificación por escrito, adjuntando fotocopia de un documento que acredite su identidad, a las direcciones indicadas a continuación:

 

  • Oficina domicilio principal: Podrá dirigirse a la oficinas del domicilio principal de la empresa ubicada en la ciudad de Palmira, Valle, en la Zona Franca del Pacifico , Carretera Yumbo – Aeropuerto Km 6 Bodega 15 y 16,

Para cualquier duda relacionada con la presente POLÍTICA DE PRIVACIDAD, el titular podrá ponerse en contacto con COSMOAGRO, a través de las direcciones antes mencionadas.

  • FACULTADES DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

 

Al ejercer el derecho de habeas data usted como titular de datos personales que se encuentre en nuestras bases de datos y archivos podrá:

  • Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento
  • Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Suprimir la autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

 

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por usted como titular de los datos, representante legal o apoderado o su causahabiente, según sea el caso. Si usted desea ejercer su derecho de habeas data a través de apoderado o representante legal deberá presentar poder general o especial debidamente autenticado con el fin de probar dicha calidad.

7.1.1. DERECHO DE CONOCIMIENTO Y ACCESO. Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de COSMOAGRO, en los términos expresados en la Ley 1581 y decretos reglamentarios, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.

7.1.2 DERECHO DE ACTUALIZACIÓN. Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por COSMOAGRO, en los términos expresados en la norma.

7.1.3. DERECHOS DE RECTIFICACIÓN. Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.

7.1.4 SOLICITUD DE CANCELACIÓN. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que éstos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos.

Igualmente el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento.

En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

  • PROCEDIMIENTO, PROCEDIBILIDAD Y CANALES PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO.

 

 

ACCIONISTAS, EMPLEADOS DIRECTOS Y TEMPORALES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES, CLIENTES Y AGRICULTORES y en general todo titular de datos personales que desee realizar consultas sobre sus datos, deberán tener en cuenta que COSMOAGRO, como responsable del tratamiento de datos personales, suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

 

La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

 

  • RECLAMOS.

 

ACCIONISTAS, EMPLEADOS DIRECTOS Y TEMPORALES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES, CLIENTES Y AGRICULTORES, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento. La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal.

 

  • REQUISITOS PARA EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA A TRAVÉS DE APODERADO.

 

Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.  Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.

 

  1. DATOS PERSONALES CAPTADOS POR COSMOAGRO

 

Los datos personales captados o que captará COSMOAGRO pueden incluir sin limitarse a: datos de identificación y contacto, datos patrimoniales, datos financieros, datos académicos, datos laborales, datos socioeconómicos, datos de ubicación, etc. Los datos se recolectan con el fin de cumplir las obligaciones comerciales, civiles, laborales y legales que se encuentren a cargo de COSMOAGRO

  1. DESCRIPCIÓN DE LAS FINALIDADES APLICADAS A SUS DATOS PERSONALES.

COSMOAGRO, se permite informar por medio de este documento las finalidades del tratamiento que responderán el adecuado desarrollo de sus actividades de la siguiente forma:

  1. FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales que se describen a continuación se aplicarán a todos los titulares de datos personales que hayan otorgado su autorización previa e informada:

  1. Dar respuesta a las dudas, quejas, comentarios o inquietudes que pueda tener relativas al tratamiento de sus datos personales, así como cualesquier otra consulta que pueda tener.
  2. Monitorear a través de sistemas de circuito cerrado de televisión y video vigilancia para fines relacionados con la seguridad de los bienes, las personas, e infraestructura física de las instalaciones propiedad de COSMOAGRO
  3. Establecer controles de acceso lógicos y físicos para mantener la seguridad de las instalaciones y aplicativos de COSMOAGRO
  4. Permitir la elaboración de encuestas, análisis y en general cualquier tipo de estudio de mercado.
  5. Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico, conocido o por conocerse, informaciones, noticias, boletines, actualizaciones, notificaciones de carácter general e institucional por parte de
  6. Consultar y verificar sus datos personales que se encuentren almacenados en bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos.
  7. Gestionar el cumplimiento, mantenimiento, desarrollo y control de la cualquier relación de tipo civil, comercial, laboral o legal que COSMOAGRO, sostenga con el titular.
  8. Consultar su información en listas para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
  9. Emitir, previa solicitud del titular de los datos, certificaciones respecto a las relaciones contractuales y/0 de carácter legal que usted mantenga o haya mantenido con COSMOAGRO

De la misma manera, COSMOAGRO, informa que se aplicarán FINALIDADES ESPECIFICAS PARA CIERTOS TITULARES DE DATOS PERSONALES las cuales se describen a continuación:

  1. ACCIONISTAS.

COSMOAGRO, informa a las personas naturales que cumplan con la condición de ser accionistas de ésta, que el tratamiento de sus datos personales se llevará a cabo de acuerdo a lo que establece el Código de Comercio Colombiano y cualquier otra norma que regule esta materia.

Las finalidades que se aplicarán a los datos personales de los accionistas de COSMOAGRO, serán las siguientes:

  1. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista de COSMOAGRO
  2. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de accionista de COSMOAGRO

 

  • CANDIDATOS A UNA VACANTE, EMPLEADOS DIRECTOS y TEMPORALES.

COSMOAGRO, utilizará los datos personales de los empleados directos y temporales, y candidatos a puestos de trabajo de acuerdo a las siguientes finalidades que se relacionan a continuación:

Respecto de los candidatos a una vacante, COSMOAGRO, informa a éstos que sus datos personales que sean tratados durante el proceso de selección, serán almacenados en un archivo o carpeta física y/o digital que se identificarán con el nombre del titular; la carpeta o archivo podrá ser accedido por el área de Gestión Humana de COSMOAGRO, o por quien dicha área opte por encargar la gestión de la relación precontractual.

COSMOAGRO, conservará la información que repose en el archivo o carpeta del candidato a una vacante por un término máximo de DOCE (12) meses. Una vez finalizado el período anteriormente citado, se procederá a destruir o eliminar la carpeta o archivo.

  1. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante COSMOAGRO
  2. Establecer y gestionar la relación laboral.
  3. Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral del empleado en COSMOAGRO
  4. Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el empleado ante fondos de pensiones, EPS, administradoras de riesgos y cajas de compensación familiar.
  5. Responder a solicitudes que realice el empleado relacionadas con su experiencia laboral.
  6. Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las informáticas , bases de datos, conexiones de red, software), procesos disciplinarios y demás actividades involucradas con su relación laboral con COSMOAGRO
  7. Asignar permisos, roles y usos en activos de información de COSMOAGRO
  8. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través de sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en relación a su cargo y/o funciones.
  9. Controlar y monitorear el  acceso físico y lógico (acceso a redes de la compañía, archivos, entre otros) a instalaciones y activos de COSMOAGRO
  10. Utilizar tecnologías de geolocalización asociadas a herramientas de trabajo (dispositivos móviles, computadoras, vehículos, etc.), con el fin de verificar de forma efectiva el cumplimiento de obligaciones y deberes laborales correspondientes al empleado.
  11. Utilizar los datos personales del empleado para evaluar el desempeño, competencia y habilidad del empleado en el desarrollo de las funciones propias que le corresponden en COSMOAGRO
  12. Utilizar los datos de carácter personal de los empleados para realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina.
  13. Realizar pagos a terceros como entidades financieras (libranzas), fondos de empleados y otros, previa autorización del empleado.

 

  1. PROVEEDORES Y SUS EMPLEADOS.

COSMOAGRO, entiende que los datos personales de los trabajadores del PROVEEDOR sea que éste entrega para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo a la presente POLÍTICA DE PRIVACIAD.

Los datos personales que captamos de los proveedores y sus trabajadores son necesarios para:

  1. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y/o tercero relacionado con COSMOAGRO
  2. Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a COSMOAGRO, y  gestión de cobranzas que se encuentren  a cargo de COSMOAGRO
  3. Brindar asistencia de interés general al proveedor o tercero relacionado con COSMOAGRO
  4. Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaboración de solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
  5. Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o tercero relacionado con
  6. Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
  7. Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de

 

  1. CLIENTES.

 

  1. Realizar una debida gestión a la relación comercial que el titular tenga con COSMOAGRO
  2. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de cliente de COSMOAGRO
  3. Enviar a través de correo ordinario, correo electrónico, SMS, o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente conocida o por conocerse, información concerniente a los estados de cuenta de los productos y/o servicios adquiridos en COSMOAGRO
  4. Enviar a través de correo ordinario, correo electrónico, SMS, o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente conocida o por conocerse, información concerniente a  los productos y/o servicios ofrecidos por COSMOAGRO
  5. Verificar los estados de afiliación y otros servicios de igual índole que se tenga con COSMOAGRO
  6. Analizar de forma general y/o individual el riesgo financiero del cliente.
  7. Administrar y gestionar los diferentes procesos de pagos y gestión de cobranzas que se encuentren en cabeza de COSMOAGRO
  8. Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos y/o comerciales respecto a su conducta de consumo.

 

  1. AGRICULTORES.

 

  1. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de consumidor final de los productos elaborados por COSMOAGRO
  2. Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercadeo de los productos elaborados por COSMOAGRO
  3. Enviar a través de correo ordinario, correo electrónico, SMS, o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente conocida o por conocerse, información concerniente a los productos y/o servicios ofrecidos por COSMOAGRO

 

  1. DATOS PERSONALES DE CARÁCTER SENSIBLES CONTEMPLADOS EN LA LEY 1581 DE 2012.

Los titulares de datos personales, de acuerdo a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, COSMOAGRO deberá obtener el consentimiento explícito del tratamiento de dichos datos.

COSMOAGRO identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos.

  • Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  • Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  • Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de COSMOAGRO en su calidad de EMPLEADORA   y de trabajadores de proveedores de ésta.
  1. CESIÓN DE DATOS PERSONALES.

COSMOAGRO, no realizará transferencia de los datos personales de los titulares a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que la transferencia de los datos sea necesaria para el mantenimiento de la relación con el titular.                  

Esta Política de Privacidad de COSMOAGRO fue APROBADA por la Junta Directiva y rige a partir  del día 21 de octubre del 2016  y su publicación en la página web de la empresa.

 

FIN DEL DOCUMENTO.

 

POLÍTICA DE PRIVACIDAD TRIADA EMA S.A.

PREAMBULO

La empresa TRIADA EMA S.A.,  en cumplimiento con lo dispuesto en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”  y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento, razón por la cual adopta y aplica  la siguiente POLITICA DE PRIVACIDAD DE TRIADA EMA S.A.,  para el manejo de la información privilegiada que como receptora recibe en sus bases de datos a fin de garantizar los derechos que la ley establece para el tratamiento de los datos de sus  empleados, clientes, proveedores, y usuarios en general de los servicios del portafolio de la empresa.

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

TRIADA EMA S.A., es una compañía colombiana legalmente constituida dedicada  a la producción, procesamiento, formulación, comercialización de abonos y compuestos inorgánicos para el sector agropecuario e industrial; incluyendo la compra, venta, consignación, importación, exportación y distribución de sus productos, domiciliada en la ciudad de Palmira, en la Zona Franca del Pacifico, Carretera Yumbo – Aeropuerto Km 6 Bodega 16,  identificada con NIT 815003461-2,  dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en su condición RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, a través de la presente POLÍTICA DE PRIVACIDAD pretende regular el tratamiento de los datos personales que reposan en sus  bases de datos y/o archivos, dentro de los cuales se encuentran  ACCIONISTAS, EMPLEADOS DIRECTOS Y TEMPORALES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES, CLIENTES.

 

 

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, todo titular de datos personales de los cuales TRIADA EMA ostente la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, deberá entender los siguientes términos así:

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.
  • Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de TRIADA EMA El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Datos de carácter personal: Se refiere a la información de las personas naturales (identificadas o identificables), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.)
  • Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
  • Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
  • Encargado del tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
  • Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
  • Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
  • Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
  • Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
  • Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
  • Tratamiento de los datos: Como regla general se requiere el consentimiento por parte del titular de los datos personales para poder realizar cualquier tratamiento de sus datos.
  • Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

 

 

  1. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES QUE REALICE TRIADA EMA

 

TRIADA EMA se encuentra comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de ACCIONISTAS, EMPLEADOS DIRECTOS Y TEMPORALES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES y CLIENTES, y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos.  TRIADA EMA garantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de éste tipo de datos, contemplados en la Ley 1581 y decretos reglamentarios, los cuales son:

 

  • El tratamiento de datos personales es una actividad regulada, por lo cual TRIADA EMA cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley 1581 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • TRIADA EMA aplicará tratamiento a los datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular.
  • TRIADA EMA sólo tratará los datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
  • VERACIDAD O CALIDAD. Los datos personales que trate TRIADA EMA, deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
  • TRIADA EMA garantizará al titular de los datos personales, en cualquier momento y sin restricciones, la obtención de información acerca de la existencia de datos que a éste le conciernan.
  • ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. TRIADA EMA se compromete a que el tratamiento de los datos personales se realizará por entidades autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley 1581. Los datos personales que se encuentren bajo custodia de TRIADA EMA, excepto aquellos que cumplan con la condición de públicos, no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
  • La información sujeta a tratamiento por parte de TRIADA EMA se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • TRIADA EMA se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

 

 

  1. POLÍTICA DE PRIVACIDAD RELATIVA AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La presente política ayudará a los titulares de datos personales tales como ACCIONISTAS, EMPLEADOS DIRECTOS Y TEMPORALES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES y CLIENTES, a entender qué tipo de datos utilizaremos, las condiciones en que TRIADA EMA, aplicará tratamiento a tipo de dato personal que se nos proporcione de forma personal, directa e indirecta. TRIADA EMA cumplirá  en todo momento con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizará el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos, desarrollará controles técnicos, legales y procedimentales tendientes a establecer condiciones de seguridad, de acuerdo al estado actual de la técnica, con el fin de evitar el acceso, perdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos.

  1. CONTENIDO Y ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

TRIADA EMA, informa que mediante la autorización, libre, previa, expresa e informada usted como  titular de  datos personales, autoriza que sus datos personales sean captados, almacenados, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en la presente POLITICA DE PRIVACIDAD.

TRIADA EMA, informa que en el evento de introducir algún cambio en los procedimientos y políticas de privacidad, ésta publicará los mismos en su sitio web, lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares de datos personales informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos.

TRIADA EMA, informa a todos los titulares de datos personales, que éstos pueden en cualquier momento revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos, siempre que sea legal o contractualmente permitido, mediante el envío de la comunicación y/o solicitud pertinente a las direcciones que constan en el NUMERAL 7 “EJERCICIO DE DERECHOS” de la la presente POLITICA DE PRIVACIDAD, aportando copia de un documento que permita acreditar su identidad.

 

 

  1. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

TRIADA EMA informa que de presentarse cambios sustanciales en la presente POLÍTICA DE PRIVACIDAD, éstos se publicarán en la siguiente dirección electrónica: www.cosmoagro.com, lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares de datos personales informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos.  Si usted como titular de datos personales no se encuentra de acuerdo con los cambios que se realicen en la POLÍTICA DE PRIVACIDAD, le solicitamos ejercer su derecho de habeas data de acuerdo a los canales establecidos en el punto 2 de la presente política.

  1. EJERCICIO DE DERECHOS.

El titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante TRIADA EMA, mediante el envío de una notificación por escrito, adjuntando fotocopia de un documento que acredite su identidad, a las direcciones indicadas a continuación:

 

 

  • Oficina domicilio principal: Podrá dirigirse a la oficinas del domicilio principal de la empresa ubicada en la ciudad de Palmira, Valle, en la Zona Franca del Pacifico, Carretera Yumbo – Aeropuerto Km 6 Bodega 16.

Para cualquier duda relacionada con la presente POLÍTICA DE PRIVACIDAD, el titular podrá ponerse en contacto con TRIADA EMA, a través de las direcciones antes mencionadas.

 

  • FACULTADES DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

 

Al ejercer el derecho de habeas data usted todo titular de datos personales que se encuentre en nuestras bases de datos y archivos podrá:

  • Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento
  • Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Suprimir la autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

 

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por usted como titular de los datos, representante legal o apoderado o su causahabiente, según sea el caso. Si usted desea ejercer su derecho de habeas data a través de apoderado o representante legal deberá presentar poder general o especial debidamente autenticado con el fin de probar dicha calidad.

 

7.1.1. DERECHO DE CONOCIMIENTO Y ACCESO. Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de TRIADA EMA, en los términos expresados en la Ley 1581 y decretos reglamentarios, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.

 

7.1.2 DERECHO DE ACTUALIZACIÓN. Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por TRIADA EMA, en los términos expresados en la norma.

 

7.1.3. DERECHOS DE RECTIFICACIÓN. Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.

 

7.1.4 SOLICITUD DE CANCELACIÓN. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que éstos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos.

 

Igualmente el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento.

En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

  • PROCEDIMIENTO, PROCEDIBILIDAD Y CANALES PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO.

 

 

ACCIONISTAS, EMPLEADOS DIRECTOS Y TEMPORALES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES y CLIENTES y en general todo titular de datos personales que desee realizar consultas sobre sus datos, deberán tener en cuenta que TRIADA EMA, como responsable del tratamiento de datos personales, suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

 

La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

 

  • RECLAMOS.

 

ACCIONISTAS, EMPLEADOS DIRECTOS Y TEMPORALES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES y CLIENTES, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

 

 

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento. La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal.

 

  • REQUISITOS PARA EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA A TRAVÉS DE APODERADO.

 

Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.  Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.

 

  1. DATOS PERSONALES CAPTADOS POR TRIADA EMA

 

Los datos personales captados o que captará TRIADA EMA pueden incluir sin limitarse a: datos de identificación y contacto, datos patrimoniales, datos financieros, datos académicos, datos laborales, datos socioeconómicos, datos de ubicación, etc. Los datos se recolectan con el fin de cumplir las obligaciones comerciales, civiles, laborales y legales que se encuentren a cargo de TRIADA EMA

  1. DESCRIPCIÓN DE LAS FINALIDADES APLICADAS A SUS DATOS PERSONALES.

TRIADA EMA, se permite informar por medio de este documento las finalidades del tratamiento que responderán el adecuado desarrollo de sus actividades de la siguiente forma:

  1. FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales que se describen a continuación se aplicarán a todos los titulares de datos personales que hayan otorgado su autorización previa e informada:

  1. Dar respuesta a las dudas, quejas, comentarios o inquietudes que pueda tener relativas al tratamiento de sus datos personales, así como cualesquier otra consulta que pueda tener.
  2. Monitorear a través de sistemas de circuito cerrado de televisión y video vigilancia para fines relacionados con la seguridad de los bienes, las personas, e infraestructura física de las instalaciones propiedad de TRIADA EMA
  3. Establecer controles de acceso lógicos y físicos para mantener la seguridad de las instalaciones y aplicativos de TRIADA EMA
  4. Permitir la elaboración de encuestas, análisis y en general cualquier tipo de estudio de mercado.
  5. Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico, conocido o por conocerse, informaciones, noticias, boletines, actualizaciones, notificaciones de carácter general e institucional por parte de TRIADA EMA.
  6. Consultar y verificar sus datos personales que se encuentren almacenados en bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos.
  7. Gestionar el cumplimiento, mantenimiento, desarrollo y control de la cualquier relación de tipo civil, comercial, laboral o legal que TRIADA EMA, sostenga con el titular.
  8. Consultar su información en listas para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
  9. Emitir, previa solicitud del titular de los datos, certificaciones respecto a las relaciones contractuales y/0 de carácter legal que usted mantenga o haya mantenido con TRIADA EMA

De la misma manera, TRIADA EMA, informa que se aplicarán FINALIDADES ESPECIFICAS PARA CIERTOS TITULARES DE DATOS PERSONALES las cuales se describen a continuación:

 

  1. ACCIONISTAS.

TRIADA EMA, informa a las personas naturales que cumplan con la condición de ser accionistas de ésta, que el tratamiento de sus datos personales se llevará a cabo de acuerdo a lo que establece el Código de Comercio Colombiano y cualquier otra norma que regule esta materia.

Las finalidades que se aplicarán a los datos personales de los accionistas de TRIADA EMA, serán las siguientes:

 

  1. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista de TRIADA EMA
  2. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de accionista de TRIADA EMA

 

  • CANDIDATOS A UNA VACANTE, EMPLEADOS DIRECTOS y TEMPORALES.

TRIADA EMA, utilizará los datos personales de los empleados directos y temporales, y candidatos a puestos de trabajo de acuerdo a las siguientes finalidades que se relacionan a continuación:

Respecto de los candidatos a una vacante, TRIADA EMA, informa a éstos que sus datos personales que sean tratados durante el proceso de selección, serán almacenados en un archivo o carpeta física y/o digital que se identificarán con el nombre del titular; la carpeta o archivo podrá ser accedido por el área de Gestión Humana de TRIADA EMA, o por quien dicha área opte por encargar la gestión de la relación precontractual.

TRIADA EMA, conservará la información que repose en el archivo o carpeta del candidato a una vacante por un término máximo de DOCE (12) meses. Una vez finalizado el período anteriormente citado, se procederá a destruir o eliminar la carpeta o archivo.

 

  1. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante TRIADA EMA
  2. Establecer y gestionar la relación laboral.
  3. Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral del empleado en TRIADA EMA
  4. Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el empleado ante fondos de pensiones, EPS, administradoras de riesgos y cajas de compensación
  5. Responder a solicitudes que realice el empleado relacionadas con su experiencia laboral.
  6. Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las informáticas , bases de datos, conexiones de red, software), procesos disciplinarios y demás actividades involucradas con su relación laboral con TRIADA EMA
  7. Asignar permisos, roles y usos en activos de información de TRIADA EMA
  8. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través de sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en relación a su cargo y/o funciones.
  9. Controlar y monitorear el  acceso físico y lógico (acceso a redes de la compañía, archivos, entre otros) a instalaciones y activos de TRIADA EMA
  10. Utilizar tecnologías de geolocalización asociadas a herramientas de trabajo (dispositivos móviles, computadoras, vehículos, etc.), con el fin de verificar de forma efectiva el cumplimiento de obligaciones y deberes laborales correspondientes al empleado.
  11. Utilizar los datos personales del empleado para evaluar el desempeño, competencia y habilidad del empleado en el desarrollo de las funciones propias que le corresponden en TRIADA EMA
  12. Utilizar los datos de carácter personal de los empleados para realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina.
  13. Realizar pagos a terceros como entidades financieras (libranzas), fondos de empleados y otros, previa autorización del empleado.

 

  1. PROVEEDORES Y SUS EMPLEADOS.

TRIADA EMA, entiende que los datos personales de los trabajadores del PROVEEDOR sea que éste entrega para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo a la presente POLÍTICA DE PRIVACIAD.

Los datos personales que captamos de los proveedores y sus trabajadores son necesarios para:

  1. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y/o tercero relacionado con TRIADA EMA
  2. Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a TRIADA EMA, y  gestión de cobranzas que se encuentren  a cargo de TRIADA EMA
  3. Brindar asistencia de interés general al proveedor o tercero relacionado con TRIADA EMA
  4. Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaboración de solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
  5. Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o tercero relacionado con TRIADA EMA.
  6. Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
  7. Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de TRIADA EMA.

 

  1. CLIENTES.

 

  1. Realizar una debida gestión a la relación comercial que el titular tenga con TRIADA EMA
  2. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de cliente de TRIADA EMA
  3. Enviar a través de correo ordinario, correo electrónico, SMS, o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente conocida o por conocerse, información concerniente a los estados de cuenta de los productos y/o servicios adquiridos en TRIADA EMA
  4. Enviar a través de correo ordinario, correo electrónico, SMS, o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente conocida o por conocerse, información concerniente a a los productos y/o servicios ofrecidos por TRIADA EMA
  5. Verificar los estados de afiliación y otros servicios de igual índole que se tenga con TRIADA EMA
  6. Analizar de forma general y/o individual el riesgo financiero del cliente.
  7. Administrar y gestionar los diferentes procesos de pagos y gestión de cobranzas que se encuentren en cabeza de TRIADA EMA
  8. Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos y/o comerciales respecto a su conducta de consumo.

 

  1. DATOS PERSONALES DE CARÁCTER SENSIBLES CONTEMPLADOS EN LA LEY 1581 DE 2012.

Los titulares de datos personales, de acuerdo a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, TRIADA EMA deberá obtener el consentimiento explícito del tratamiento de dichos datos.

 

TRIADA EMA identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos.

 

  • Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  • Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  • Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de TRIADA EMA en su calidad de EMPLEADORA   y de trabajadores de proveedores de ésta.
  1. CESIÓN DE DATOS PERSONALES.

TRIADA EMA, no realizará transferencia de los datos personales de los titulares a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que la transferencia de los datos sea necesaria para el mantenimiento de la relación con el titular.

       

Esta Política de Privacidad de TRIADA EMA fue APROBADA por la Junta Directiva y rige a partir del día 21 de octubre del 2016 y su publicación en la página web de la empresa.

 

FIN DEL DOCUMENTO.